Contratar un software a medida es contratar una relación larga: alguien va a construir una pieza de tu negocio y, después, va a mantenerla. Las cifras del presupuesto importan, pero las preguntas que de verdad evitan disgustos son otras, y casi nunca se hacen porque dan apuro o porque no se sabe que hay que hacerlas.
Esta guía es una lista de esas preguntas. Están pensadas para que se las hagas a cualquier empresa que te presente una propuesta, incluida la nuestra. Lo importante no es que la respuesta sea una u otra: es que exista y quede por escrito.
Sobre lo que vas a recibir
¿Qué entra exactamente y qué no?
Pide que la propuesta diga qué hace el sistema, pantalla a pantalla o función a función, y también qué queda fuera. Lo que no está escrito es lo que después genera discusiones: «yo pensaba que esto entraba».
¿En qué orden se hace y cuándo veré algo funcionando?
Un proyecto largo sin nada que ver hasta el final es un riesgo para los dos. Pregunta qué parte se hace primero, cuándo podrás probarla y cómo se corrige lo que no encaje. Si la respuesta es «lo verás todo al final», desconfía.
¿Qué pasa con los datos que ya tenemos?
Clientes, productos, precios, históricos. ¿Se traen del sistema actual? ¿Quién lo hace? ¿Qué pasa con lo que no cuadre? Es una parte del trabajo que a menudo se olvida en el presupuesto y aparece después.
Sobre la propiedad y el control
¿De quién es el código?
Es la pregunta que casi nadie hace. Pide que quede por escrito quién es el propietario del código que se escribe para tu proyecto y qué puedes hacer con él: usarlo, modificarlo, llevártelo. Si parte del sistema se apoya en piezas de terceros, pregunta cuáles y con qué licencia.
¿Dónde se aloja y a nombre de quién?
Un software vive en un servidor, con un dominio y, a veces, con servicios externos (pagos, mensajería, mapas). Pregunta dónde está cada cosa, a nombre de quién están las cuentas y quién tiene las contraseñas. Lo razonable es que puedas acceder a lo que es tuyo.
¿Qué pasa si dejamos de trabajar juntos?
Puede pasar por muchos motivos y no tiene por qué ser a malas. Pregunta cómo sería la salida: qué te entregarían, en qué formato, en cuánto tiempo y si otra empresa podría seguir con el sistema. Una respuesta clara aquí dice mucho de la confianza que tienen en su propio trabajo.
¿Quién puede ver nuestros datos?
Pregunta quién accede al servidor y a la base de datos, cómo se hacen las copias de seguridad, cada cuánto y dónde se guardan. Si manejas datos delicados (salud, pagos, menores), pregunta cómo se protegen y qué se registra.
Sobre el dinero
¿Cómo se cobra cada parte?
No todo se cobra igual: construir una web no es lo mismo que mantenerla, y un cambio pequeño no es lo mismo que una función nueva. Pide que la propuesta diga qué modelo de cobro lleva cada parte y por qué. Las formas habituales son un precio cerrado, una cuota mensual, horas sueltas o un coste según el uso cuando hay servicios externos de por medio.
¿Qué incluye el mantenimiento y qué no?
Si hay una cuota mensual, pregunta qué cubre exactamente: alojamiento, copias, actualizaciones, pequeñas mejoras, atención a fallos. Y pregunta qué queda fuera y cómo se presupuesta.
¿Cómo se cobran los cambios que surjan?
Siempre surgen. Cuando el equipo ve la primera parte funcionando, aparecen ideas. Pregunta cómo se valoran, si te avisan antes de hacerlos y si puedes decir que no. Lo que quieres evitar es la sorpresa en la factura.
¿Qué tengo que pagar aparte?
Servidores, dominios, certificados, el TPV del banco, servicios de mensajería o de inteligencia artificial. Aunque sean cantidades pequeñas, conviene saber cuáles son, quién las paga y si pueden crecer con el uso.
¿Me avisáis si os vais a pasar?
En los trabajos por horas o según consumo, pregunta cómo te enteras de por dónde va el gasto y qué pasa si se acerca al límite. Una buena respuesta es que lo puedas ver tú mismo, sin tener que preguntar.
Sobre quién lo hace
¿Quién va a trabajar en mi proyecto y con quién hablo?
Pregunta quién escribe el código, quién te atiende y si son las mismas personas. En un equipo pequeño suele serlo, y eso tiene ventajas: quien te escucha es quien lo construye.
¿Tenéis algo parecido funcionando?
Pide verlo, y si puede ser, hablar con quien lo usa. Una captura cuenta poco; un cliente que lleva meses usándolo, mucho.
¿Qué pasa si falla un sábado?
Pregunta cómo se avisa de un fallo, quién lo atiende y qué compromiso hay. No esperes milagros, pero sí una respuesta concreta y por escrito.
Cómo usar esta lista
No hace falta hacer las quince preguntas en la primera reunión. Lleva las que más te preocupen y pide que el resto queden contestadas en la propuesta. Después, compara las propuestas por las respuestas, no solo por la cifra: la más barata con las preguntas sin contestar suele acabar siendo la más cara.
Si quieres preparar también lo que vas a contar tú, lee cómo preparar un proyecto de software a medida antes de pedir presupuesto. Y si quieres saber cómo contestamos nosotros a la parte del dinero, está en cómo cobramos.