«Automatizar» se ha convertido en una palabra que lo promete todo. En la práctica, automatizar es algo muy concreto: que una tarea que hoy hace una persona se haga sola, siempre igual y sin que nadie tenga que acordarse.
No todo se puede ni se debe automatizar. Esta guía te ayuda a separar lo que sí de lo que no, con ejemplos que vemos en pymes.
La regla rápida
Una tarea es buena candidata cuando cumple casi todo esto:
- Se repite. Cada día, cada semana o cada vez que pasa algo.
- Sigue unas reglas. Si se puede explicar a alguien nuevo con una lista de pasos, se puede automatizar.
- Trabaja con datos que ya existen. Están en un programa, un correo, un Excel o un mensaje.
- Un error se detecta y se arregla. Si sale mal, alguien lo ve y no cuesta caro.
Cuantas más casillas marca, más fácil y más rentable es automatizarla.
Lo que casi siempre se puede automatizar
Pasar datos de un sitio a otro
Es el caso más común y el que más tiempo se come. Un pedido que llega por correo y se teclea en el programa. Una venta que se apunta en el Excel y luego en la factura. Una reserva de la web que hay que copiar al calendario.
Si el dato ya está escrito en algún sitio, no debería escribirlo nadie otra vez.
Avisos y recordatorios
Recordar una cita al cliente, avisar de que un producto está bajo mínimos, decirle al encargado que un pedido lleva demasiado tiempo esperando. Hoy dependen de que alguien se acuerde. Una automatización no se olvida.
Informes que se preparan a mano
Las ventas de la semana, las comisiones de los comerciales, lo que falta por cobrar. Si cada lunes alguien saca los mismos datos y hace las mismas cuentas, ese informe puede llegar solo al móvil.
Documentos que se rellenan con los mismos datos
Presupuestos, contratos, albaranes o facturas que se hacen copiando el nombre, la dirección y los importes de otro sitio. El documento se puede generar solo a partir de los datos que ya tienes.
Responder lo que siempre se pregunta
Horarios, precios, disponibilidad, el estado de un pedido. Un asistente puede contestar a cualquier hora por WhatsApp, Telegram o en tu web, con la información de tu negocio.
Dónde entra la IA
Las automatizaciones de siempre funcionan muy bien cuando los datos vienen ordenados. El problema es que en una pyme muchos datos llegan escritos de cualquier manera: «ponme lo de siempre pero dos cajas más», un correo largo con el pedido en mitad del texto, una foto de un albarán.
Ahí es donde la IA aporta de verdad. Sirve para entender lo que está escrito de forma libre y convertirlo en datos ordenados:
- leer un mensaje de WhatsApp y sacar las líneas del pedido;
- clasificar los correos que entran y mandarlos a quien toca;
- contestar a un cliente con la información de tu negocio, en su idioma;
- resumir una conversación larga en tres líneas.
Fuera de eso, la IA no hace falta. Calcular una comisión o mandar un recordatorio a una hora fija se hace mejor con reglas normales: es más barato, más rápido y nunca se equivoca de la misma forma dos veces.
En Akra Frío, por ejemplo, el comercial puede preguntar un precio o un histórico con un mensaje de Telegram y le llega la respuesta, sin llamar a la oficina.
Lo que conviene no automatizar del todo
Hay tareas que se pueden ayudar, pero en las que debe seguir decidiendo una persona:
- Lo que cuesta dinero si sale mal. Un pago, una devolución, un pedido grande a un proveedor. La automatización prepara el trabajo; una persona lo confirma con un clic.
- Lo que necesita criterio. Decidir si se cobra un desperfecto, si se hace un descuento a un cliente o si se acepta un pedido fuera de plazo. En OneVan, el equipo de limpieza manda un informe con fotos y es el dueño quien decide si hay algo que cobrar.
- Las conversaciones delicadas. Una queja, un cliente enfadado o un problema serio. Un asistente puede contestar lo frecuente, pero tiene que saber cuándo pasarle la conversación a una persona.
- Los procesos que cambian cada semana. Si todavía no sabéis cómo queréis hacer algo, automatizarlo solo fija el desorden.
La pregunta útil no es «¿se puede automatizar?», sino «¿qué pasa si se equivoca?». Si la respuesta es «nada grave, lo vemos y lo corregimos», adelante. Si es «perdemos un cliente o dinero», mejor que la máquina proponga y la persona decida.
Cómo encontrar las tuyas
Durante una semana, pide a cada persona del equipo que apunte las tareas que repite. Basta con una lista sencilla:
- Qué hace.
- Cuántas veces a la semana.
- Cuánto tiempo le lleva cada vez.
- De dónde saca los datos y dónde los pone.
Al final de la semana tendrás una lista ordenable. Las que más tiempo suman y más reglas siguen van primero. Las que necesitan criterio, para el final o para una ayuda con revisión humana.
Dos consejos más:
- Empieza por una. La que más moleste. Cuando funciona, el equipo la ve y aparecen las siguientes solas.
- Mira primero lo que ya usáis. Muchas veces la automatización consiste en conectar dos programas que ya pagáis.
Por dónde seguir
Si quieres ver qué se puede hacer en tu caso, en la página de automatizaciones con IA tienes lo que hacemos y para quién. Si lo que te falta es un sistema donde vivan esos datos, lee cómo decidir entre software a medida y estándar. Y si tu sector es la distribución o la hostelería, allí tienes ideas concretas.