Pedir presupuesto para un software a medida sin prepararlo es como pedir presupuesto para una reforma diciendo «quiero la casa mejor». Te darán cifras muy distintas, y ninguna te servirá para comparar.
No hace falta saber de programación para prepararlo bien. Hace falta tener claro el problema, quién lo sufre y qué hay hoy. Esta guía te dice qué pensar antes de la primera reunión y qué preguntar en ella.
1. Empieza por el problema, no por la solución
El error más común es llegar con la solución ya pensada: «quiero una app». Una app es una forma de resolver algo. Lo que importa es qué.
Escribe en dos o tres frases qué está pasando hoy que no debería pasar. Por ejemplo:
- «Los pedidos llegan por WhatsApp y cada mañana una persona pasa dos horas tecleándolos.»
- «Los repartidores llaman a la oficina para preguntar precios porque no los tienen en la PDA.»
- «Las reservas entran por teléfono, por la web y por correo, y alguna se pierde.»
Con eso, quien te haga el presupuesto puede proponerte la mejor forma de resolverlo. A veces será una app; a veces, conectar dos programas que ya tienes.
2. Haz la lista de quién lo va a usar
Un sistema lo usan personas distintas, y cada una necesita cosas distintas. Apunta cada tipo de usuario y qué tiene que poder hacer:
- En la oficina: ver los pedidos del día, sacar albaranes, cuadrar la caja.
- En la calle: repartidores, comerciales o técnicos que trabajan con el móvil, a veces sin cobertura.
- Tus clientes: hacer un pedido, reservar, pagar o consultar su estado.
- Tú: saber cómo va el negocio sin pedirle un informe a nadie.
Para cada uno, piensa en qué aparato lo usará: ordenador, móvil, tablet o PDA. Cambia mucho el trabajo.
3. Cuenta lo que hay hoy
Haz una lista de todo lo que usáis para trabajar, aunque te parezca poco importante:
- los programas, y cuánto pagáis por cada uno;
- las hojas de Excel que se rellenan a mano;
- los grupos de WhatsApp donde entra trabajo;
- los papeles que todavía circulan.
Para cada programa, apunta qué hace bien y qué no. Lo que funciona puede quedarse; lo nuevo puede construirse alrededor y conectarse a ello. No hace falta tirarlo todo.
Si podéis, guardad capturas de las pantallas que más usa el equipo. Un sistema que se parece a lo que ya conocen se adopta mucho mejor que uno que les obliga a aprender de cero.
4. Separa lo imprescindible de lo deseable
Escribe todo lo que te gustaría que hiciera el sistema. Luego divide la lista en dos:
- Imprescindible: sin esto no merece la pena. Suele ser lo que resuelve el problema del punto 1.
- Deseable: estaría bien, pero puede esperar.
Esta división es lo que permite empezar por algo pequeño que funcione pronto, en lugar de esperar meses a tenerlo todo. Lo deseable entra después, cuando ya habéis usado lo primero y sabéis mejor qué necesitáis.
5. Piensa cómo se va a cambiar
Un sistema nuevo no se enciende un lunes y se apaga el viejo. Lo sensato es que convivan un tiempo, y que lo nuevo vaya ocupando su sitio por partes.
Pregúntate:
- ¿Qué parte podríamos probar primero sin arriesgar el trabajo diario?
- ¿Qué datos hay que traer del sistema actual: clientes, productos, precios, históricos?
- ¿Quién del equipo va a probarlo primero y contarnos qué falla?
En Akra Frío, el sistema nuevo convive con el anterior y se va poniendo en marcha ruta a ruta.
6. Ten a mano unos datos básicos
No hacen falta cifras exactas, pero ayuda tener una idea de:
- cuántas personas usarán el sistema;
- cuántos pedidos, reservas o clientes movéis a la semana;
- qué temporadas o días tienen picos de trabajo;
- si hay datos especialmente delicados, como datos de salud o de pago.
Con esto se puede dimensionar el sistema sin quedarse corto ni pasarse.
Qué preguntar a quien te haga el presupuesto
Un buen presupuesto no es solo una cifra. Pregunta:
- ¿De quién es el código y dónde se aloja? Tiene que quedar por escrito qué pasa si dejáis de trabajar juntos.
- ¿Cómo se hace por partes? Pide que te digan qué harían primero, qué después y cuánto cuesta cada parte.
- ¿Cuándo veré algo funcionando? Lo razonable es ver avances pronto y poder corregir sobre la marcha, no esperar al final.
- ¿Qué pasa después de la entrega? Mantenimiento, mejoras, quién arregla un fallo un sábado.
- ¿Qué tengo que pagar aparte? Servidores, dominios o servicios externos, aunque sean pocos euros al mes.
- ¿Tenéis algún proyecto parecido funcionando? Mejor si puedes verlo o hablar con quien lo usa.
Desconfía de quien te da un precio cerrado sin haber entendido cómo trabajáis, y de quien no te deja ver nada hasta el final.
Un resumen para llevar a la reunión
Si solo tienes diez minutos, prepara esto en una hoja:
- El problema, en dos o tres frases.
- Quién lo va a usar y desde qué aparato.
- Qué programas y hojas usáis hoy.
- Lo imprescindible y lo deseable.
- Qué parte probarías primero.
Con esa hoja, la primera conversación va al grano y el presupuesto que recibas se podrá comparar con otros.
Por dónde seguir
Si todavía dudas de si necesitas algo a medida, lee cómo decidir entre software a medida y estándar. Si lo que buscas es una web con reservas o pagos, mira la página de webs y el proyecto de OneVan. Y cuando tengas tu hoja, cuéntanosla: te decimos qué haríamos y en qué orden.