Casi todas las empresas empiezan igual: un programa de facturación, unas hojas de Excel y un grupo de WhatsApp. Funciona mientras el negocio es pequeño. Un día alguien se da cuenta de que pasa media mañana copiando datos de un sitio a otro, y aparece la pregunta: ¿cambiamos de programa o nos hacemos uno?
No hay una respuesta que valga para todos. Esta guía te ayuda a decidir con la cabeza fría, aunque al final la respuesta sea que no necesitas nada a medida.
Qué es cada cosa
Un programa estándar está hecho para miles de empresas a la vez. Pagas una licencia, normalmente al mes, y te adaptas a su forma de trabajar. Tiene muchas funciones, y lo normal es que uses una parte.
Un software a medida está hecho para una empresa concreta. Solo tiene lo que esa empresa usa y funciona como ya trabaja su equipo. Se paga su desarrollo y luego su mantenimiento.
Entre los dos hay un punto intermedio que se olvida a menudo: mantener el programa estándar y construir alrededor lo que le falta. Una app para el móvil del repartidor, un portal de pedidos o un informe que llega solo, conectados con el programa de siempre.
Cuándo te basta un programa estándar
Un programa del mercado suele ser la mejor opción cuando:
- Tu proceso es el de todo el mundo. La contabilidad, las nóminas o la facturación básica funcionan igual en casi todas las empresas. Para eso ya hay programas buenos.
- El programa encaja en lo esencial. Si lo que te falta son detalles, es mejor aprender a usarlo bien que tirarlo.
- No tienes tiempo para explicar cómo trabajas. Un software a medida necesita que alguien de la empresa cuente su día a día. Si nadie puede dedicarle unas horas, saldrá peor.
- Estás empezando. Mientras el negocio cambia cada mes, conviene no fijar procesos en un programa propio.
Antes de pedir nada a medida, merece la pena mirar si lo que ya pagas tiene la función que buscas y no la estáis usando. Pasa más de lo que parece.
Cuándo compensa uno a medida
El software a medida empieza a tener sentido cuando se dan varias de estas señales:
- Tenéis varios programas que no se hablan. El pedido entra por un sitio, el albarán sale de otro y la factura de un tercero. Alguien teclea los mismos datos dos o tres veces.
- Vuestra forma de trabajar es lo que os diferencia. Si para usar el programa tenéis que dejar de hacer las cosas como las hacéis, el programa os está quitando ventaja.
- Media empresa trabaja fuera de la oficina. Repartidores, comerciales o técnicos que necesitan consultar o apuntar cosas desde el móvil, y el programa solo funciona bien en el ordenador.
- Los informes se hacen a mano. Cada semana o cada mes alguien saca datos, los pega en un Excel y calcula. Eso se puede hacer solo.
- Pagas licencias por funciones que no usas. Varias licencias al mes, cada una por un trozo del trabajo.
En Akra Frío, una distribuidora, convivían cuatro programas sin conectar entre sí. Lo que necesitaban no era un quinto programa, sino uno que juntara los cuatro y se pareciera a lo que el equipo ya usaba.
Seis preguntas para decidir
Contesta estas preguntas con tu equipo, no solo tú. Las respuestas de quien usa el programa cada día suelen sorprender.
- ¿Cuántas veces se teclea el mismo dato? Si un pedido se escribe en más de un sitio, hay trabajo que sobra.
- ¿Qué se hace en Excel que debería hacer el programa? Haz la lista. Cada hoja de cálculo que se rellena a mano es una pista.
- ¿Quién llama a la oficina para preguntar algo? Precios, stock, el estado de un pedido. Cada llamada es información atrapada en un ordenador.
- ¿Qué parte de vuestra forma de trabajar no queréis perder? Eso es lo que un programa estándar te obligaría a cambiar.
- ¿Cuánto pagáis al año en licencias? Súmalas todas, también las que paga cada departamento por su cuenta.
- ¿Qué pasaría si el programa actual desapareciera mañana? Si la respuesta es «no podríamos trabajar», cualquier cambio tiene que hacerse por partes.
Si casi todas las respuestas apuntan a que el programa os va bien, quedaos con él. Si varias señalan trabajo repetido, datos atrapados o procesos propios, merece la pena hablar de algo a medida.
Los miedos habituales, y qué hay de cierto
«Es carísimo.» Depende de lo que haya que construir. No tiene por qué ser todo de golpe: se puede empezar por la parte que más tiempo os quita y seguir después. Lo que conviene es comparar con lo que ya cuesta hoy, en licencias y en horas de trabajo repetido.
«Si el que lo hizo desaparece, me quedo tirado.» Es un riesgo real. Pregunta siempre de quién es el código, dónde está alojado y qué pasa si dejáis de trabajar juntos. La respuesta tiene que estar por escrito.
«El equipo no lo va a querer usar.» Es el riesgo más serio, y no es técnico. Se reduce haciendo que la pantalla nueva se parezca a la de siempre, con las mismas palabras y en el mismo orden. Lo que cambia es lo que se hace solo, no la forma de trabajar.
«Tendremos que dejar de trabajar mientras se cambia.» No hace falta. Lo sensato es que el sistema nuevo conviva con el viejo y vaya ocupando su sitio por partes. En Akra se hace ruta a ruta.
La opción intermedia
Muchas veces la mejor respuesta no es «estándar» ni «a medida», sino las dos cosas. Mantienes el programa que funciona para lo que hace bien, como la contabilidad, y construyes encima lo que le falta:
- una app para quien trabaja en la calle;
- un portal para que tus clientes pidan sin llamar;
- informes que llegan solos al móvil;
- una automatización que pasa los pedidos de WhatsApp al sistema.
Así no tiras lo que ya está pagado y quitas el trabajo repetido de donde más duele.
Por dónde empezar
Haz la lista de las tareas que se repiten cada día y cuánto tiempo se llevan. Con esa lista ya se puede decidir si basta con usar mejor lo que tenéis, con añadir una pieza o con un sistema propio.
Si quieres, la miramos contigo. En la página de software a medida tienes lo que hacemos y los proyectos que ya funcionan. Y si estás a punto de pedir presupuesto, lee antes cómo preparar un proyecto de software a medida.